Rachunek za media to obowiązek każdego roku. Ale jako właściciel nie możesz uniknąć wysyłania szczegółowych zestawień swoim najemcom. Przecież możesz tylko zwrócić zbyt duże zaliczki, a przede wszystkim zażądać dopłaty.
Ważne jest jednak, aby być szczególnie skrupulatnym przy rozliczaniu kosztów dodatkowych. Nieścisłości i błędy mogą się tutaj szybko zemścić. W najgorszym przypadku nieprawidłowy rachunek za media może nawet skutkować poniesieniem kosztów, które najemca powinien był zapłacić.
Chociaż powszechnie wiadomo, że rozliczenia muszą być prawidłowe, średnio co sekunda zawiera błędy. Abyś nie wpadł w pułapkę błędów, zebraliśmy dla Ciebie niezbędne informacje, poinformujemy Cię o prawach i obowiązkach wynajmującego oraz wymienimy najczęstsze błędy w rachunku za media.
Terminy dotyczące rachunku za media
Jeżeli w umowie najmu uzgodniono zaliczkę na koszty dodatkowe, wynajmujący musi sporządzić zestawienie dodatkowych kosztów. Kiedy ma to nastąpić, jest jasno uregulowane w § 556 BGB: Chociaż nie ma stałego okresu rozliczeniowego, który zawsze odpowiadałby na przykład rokowi kalendarzowemu, przewiduje się, że fakturowanie musi odbywać się co roku.
Kiedy należy wystawić rachunek za media?
Wynajmujący są prawnie zobowiązani do przesłania najemcy rachunku za media nie później niż do końca dwunastego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Jeśli nadejdzie później, nie można już składać dodatkowych roszczeń. Jednak każdy kredyt musi zostać wypłacony najemcy, nawet jeśli tworzenie jest opóźnione. Upewnij się, że nie przegapisz tego spotkania.
Do kiedy najemca może wnieść sprzeciw wobec rachunku za media?
Gdy najemca otrzyma rachunek za media, może poświęcić trochę czasu na jego sprawdzenie. Jeśli ma zastrzeżenia, może je zgłosić do końca dwunastego miesiąca po doręczeniu oświadczenia. Po tym czasie najemca nie ma już możliwości podjęcia działań.
Wszelkie dodatkowe opłaty wymienione na rachunku za media muszą zostać zapłacone przez najemcę nie później niż 30 dni po otrzymaniu listu. Nawiasem mówiąc, dotyczy to również sytuacji, gdy odkrył błędy w rachunkowości lub podejrzewa takie błędy. W takim przypadku najemca powinien dokonać płatności tylko w ramach rezerwy.
Co musi znajdować się w zestawieniu opłat za usługę?
Zasadniczo rachunek za media powinien być sporządzony na piśmie. Należy podać następujące informacje:
- Jaki okres rozliczeniowy dotyczy listy?
- Jaki jest klucz dystrybucji?
- Jaki jest udział najemcy?
- Jakie zaliczki wpłacił już najemca?
- Jak wysokie są całkowite koszty według rodzaju kosztu?
Nie jest konieczne podawanie zestawienia kosztów całkowitych dla każdego rodzaju kosztów. Jeśli najemca chce wiedzieć, skąd się wzięła ta kwota, może przejrzeć pokwitowania od wynajmującego. Musisz być w stanie mu to przedstawić na żądanie.
Kolejną ważną uwagą dotyczącą treści rachunku za media jest to, że musi on być zrozumiały i jasny dla najemcy. Dlatego staraj się - także we własnym sensie - unikać niepotrzebnych treści.
Klucz dystrybucji jest używany na rachunku za media w celu określenia, który najemca musi zapłacić jaką część kosztów mediów.
Jaki jest klucz dystrybucji?
Klucz dystrybucji ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia kosztów dodatkowych, ponieważ służy do określenia, który najemca ma zapłacić jaką część kosztów dodatkowych. O ile nie określono inaczej, koszty eksploatacji należy rozłożyć zgodnie z § 556a zgodnie z proporcją powierzchni mieszkalnej. W odróżnieniu od tego można jednak uzgodnić klucz dystrybucji oparty na innych kryteriach. Może to być na przykład:
- konsumpcja
- Jednostki mieszkalne
- Liczba osób mieszkających w mieszkaniu
- Metrów sześciennych mieszkania
Zgodnie z prawem dodatkowe koszty, które zależą od zachowania najemców, muszą być alokowane tak, aby odpowiadały różnemu zużyciu. Dotyczy to np. Kosztów ogrzewania czy zużycia wody.
Jakie dodatkowe koszty może naliczyć wynajmujący?
Jeśli jako wynajmujący złożysz oświadczenie, musi ono zawierać wszystkie dodatkowe koszty, które zostały zapisane w umowie najmu i które najemca był zobowiązany zapłacić. Zgodnie z ustawą 17 zasadniczo dozwolone są różne rodzaje kosztów dodatkowych, które określono w sekcji 2 rozporządzenia w sprawie kosztów operacyjnych (BetrKV):
- Bieżące opłaty publiczne majątku
- Zaopatrzenie w wodę
- drenaż
- podgrzewacz
- Gorąca woda
- Połączone systemy ogrzewania i ciepłej wody
- Koszty windy
- Sprzątanie ulic i wywóz śmieci
- Czyszczenie budynków i zwalczanie robactwa
- Pielęgnacja ogrodu
- oświetlenie
- Czyszczenie komina
- Ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej
- Dozorca
- Antena zbiorcza lub szerokopasmowe połączenie sieciowe
- Pralnia
- Inne koszta
Błąd w rachunku za media: należy tego unikać
Oprócz wyżej wymienionych rzeczy, które musisz wziąć pod uwagę przy osiedlaniu się, istnieją inne pułapki, w które może wpaść wynajmujący. Te błędy w rozliczeniach za media są szczególnie częste:
- Rozliczenie za późno
Ponieważ rachunek za media jest czasochłonny, wielu właścicieli często odkłada go na długi czas. Należy jednak bezwzględnie przestrzegać wyżej wymienionych terminów, jeśli nie chcesz ryzykować strat finansowych: Najemca musi otrzymać rachunek za media najpóźniej w dwunastym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
- Dodatkowe koszty, których nie ma w umowie najmu
Błąd występujący szczególnie często przy rozliczaniu kosztów dodatkowych polega na tym, że wymienione są pozycje, za które najemca nie musi płacić zgodnie z umową najmu. Zawierając umowę najmu, sprawdź dokładnie, czy wszystkie niezbędne pozycje są wymienione, a następnie upewnij się, że rozliczasz te koszty tylko podczas tworzenia zestawienia opłat serwisowych.
- Błędny klucz dystrybucji
Ważne jest również, abyś nie pomylił się w rozliczeniu kosztów dodatkowych i użył innego klucza dystrybucji niż ten określony w umowie najmu.
- Błąd w alokacji kosztów ogrzewania i ciepłej wody
W przypadku wielu kosztów operacyjnych klucz dystrybucji można wykorzystać do rozliczenia kosztów ogrzewania i ciepłej wody, jednak jako właściciel jest prawnie zmuszony (§ 7 rozporządzenia w sprawie kosztów ogrzewania) do przydzielenia co najmniej 50%, a maksymalnie 70% według Powierzchnia użytkowa zafakturowana. W tym celu w mieszkaniach muszą być dostępne odpowiednie urządzenia liczące. Należy bezwzględnie przestrzegać tego wymogu, ponieważ w przypadku odstąpienia od niego najemca może obniżyć naliczane koszty o co najmniej 15 proc. Tak zdecydował Federalny Trybunał Sprawiedliwości w orzeczeniu z 2003 r. (BGH VIII TR 67/03).
- Niewłaściwy cykl rozliczeniowy
Zwłaszcza gdy zmieniają się najemcy, rachunek za media zawsze zawiera błędy. Oczywiście każdy najemca może pokryć tylko te koszty, które zostały poniesione w okresie, w którym korzystał z mieszkania.
- Rozliczenie niepodlegających podziałowi kosztów dodatkowych
Rozliczając koszty dodatkowe, upewnij się, że rozliczasz tylko elementy, które można przyporządkować. Najemca nie może obciążać najemcy środków konserwacyjnych lub innych wydatków, które nie są objęte kosztami określonymi w rozporządzeniu w sprawie kosztów eksploatacji. Nawiasem mówiąc, dotyczy to również sytuacji, gdy w umowie najmu znajduje się jeden z nieważnych elementów.
- Wolne mieszkania nie są brane pod uwagę
Jeśli mieszkanie jest puste, nie można go tak po prostu pominąć w kluczu rozliczeniowym i dystrybucyjnym. Właściciel generalnie ponosi koszty związane z pustymi mieszkaniami.
- Brakujące informacje
Rachunek za media jest czasami dość obszerny. Dlatego szybko zapomina się o informacjach, ale trzeba je uwzględnić. Podstawowe treści to:
- Okres rozliczeniowy
- Klucz dystrybucji
- Udział właściciela
- Wskazanie wypłaconych zaliczek
- Przegląd poszczególnych pozycji kosztów
- Fakturowane są również lokale komercyjne
Jeśli wynajmowana powierzchnia w domu jest wykorzystywana komercyjnie, nie można jej włączać do ogólnego zestawienia kosztów dodatkowych. Muszą być rozliczane osobno.
- Brakuje poszczególnych pozycji kosztów
Nie wystarczy po prostu podać łącznych kosztów poniesionych w okresie rozliczeniowym w zestawieniu opłat za usługi. Najemca ma prawo do indywidualnego przeglądania różnych rodzajów kosztów. Tylko w ten sposób może zrozumieć swoją rolę w tym. I tylko w ten sposób może sensownie sprawdzać pokwitowania wspomnianych kosztów, które na żądanie należy mu udostępnić do wglądu.