Archiwizacja dokumentów i zapewnianie ich bezpieczeństwa może szybko stać się wyzwaniem. Ponieważ z biegiem czasu istnieje mnóstwo dokumentów, faktur i umów, które trzeba posortować i opatrzyć etykietami. Abyś nie stracił orientacji, wyjaśniamy, co powinieneś wiedzieć na dany temat.
Do prawidłowego przechowywania dokumentów potrzeba cierpliwości i wytrwałości - ale praca jest tego warta, bo wszyscy wiedzą: „Porządek to połowa sukcesu”. Jeśli nie chcesz już na próżno szukać ważnych dokumentów w stercie papieru na biurku, możesz ułatwić sobie życie kilkoma krokami.
Ale co właściwie oznacza dokument? Zasadniczo dokumenty zawierają istotne lub ważne informacje. Nie zawsze muszą one mieć formę papierową; mogą również zawierać wszelkiego rodzaju informacje cyfrowe. Zawsze jednak służą jako zabezpieczenie prawne, tak aby niniejszy list mógł dokładnie udowodnić to, co zostało zaplanowane lub zrealizowane - na przykład dokumentuje płatność lub inne prawnie istotne transakcje.
Okresy przechowywania dokumentów
W przeciwieństwie do firm, handlowców czy osób samozatrudnionych, osoby prywatne zasadniczo nie podlegają żadnym ustawowym wymogom zatrzymywania. Jedynym wyjątkiem są rachunki przedsiębiorcy, które muszą wykazywać, że nie była wykonywana żadna nielegalna praca ( § 14b ust. 1 UStG ). Niemniej jednak wskazane jest archiwizowanie innych ważnych dokumentów przez określony czas. Należy przestrzegać co najmniej następujących okresów przechowywania:
- co najmniej dwa lata
Nie ma uregulowanego okresu przechowywania umów sprzedaży, paragonów, faktur i dokumentów gwarancyjnych. Kupując nowy towar, zawierasz jednak umowę kupna zgodnie z niemieckim kodeksem cywilnym, który obowiązuje przez dwa lata. Ponadto należy przechowywać rachunki handlowca, rachunki od lekarzy, prawników i notariuszy przez taki sam okres.
- co najmniej pięć lat
Reklamacje i roszczenia z tytułu wad w domu.
- co najmniej sześć lat
Osoby o wysokich dochodach, których roczna pensja przekracza 500 000 euro rocznie, muszą przechowywać wyciągi bankowe przez co najmniej sześć lat.
- około 30 lat
Wyroki sądowe, nakazy zapłaty i akta procesowe
- trwający całe życie
Niektóre dokumenty należy przechowywać przez całe życie. Należą do nich zaświadczenia lekarskie, świadectwa szkolenia, dyplomy, akty urodzenia, akty chrztu, akty małżeństwa, akty zgonu członków rodziny oraz dokumenty do wyliczenia emerytur. Ta ostatnia obejmuje również umowy o pracę, odcinki wynagrodzenia i dokumenty ubezpieczenia społecznego.
- prywatne dokumenty podatkowe
Ogólnie rzecz biorąc, prywatne dokumenty podatkowe nie muszą być przechowywane. Jeśli jednak ocena podatkowa jest oznaczona jako „tymczasowa” lub „podlega przeglądowi”, dokumenty należy przechowywać do czasu ich pełnego wyjaśnienia.
- Umowy pożyczki i polisy ubezpieczeniowe
Kontrakty na produkty bankowe powinny być dostępne przez cały okres i przez około trzy lata po zakończeniu tego okresu. To samo dotyczy dokumentów ubezpieczeniowych.
Zaprojektuj zbiór dokumentów
Dobrze zorganizowany system archiwizacji to najlepszy sposób, aby dokumenty były bezpieczne i długie. Wybór rodzaju przechowywania zależy głównie od Twoich preferencji. Do małych biur i kilku dokumentów wystarczy mała szafka, którą można po prostu wsunąć pod biurko. Jeśli jednak nie chcesz później mieć problemów z przestrzenią, powinieneś zainwestować bezpośrednio w obszerną szafę, która oferuje wystarczającą ilość miejsca do przechowywania plików i folderów. Na dokumenty, których nie potrzebujesz przez cały czas, możesz kupić kilka teczek Din-A4, które odpowiednio oznakujesz i zaopatrzysz w przekładki. Możesz także użyć koloru folderu, aby wyróżnić inną zawartość. Na przykład wszystkie foldery budynków domów mogą być zielone, a foldery finansów czarne.Jeśli wolisz jednolite teczki, powinieneś zwrócić uwagę na precyzyjne oznakowanie, aby szybko mieć pod ręką wymagane papiery.
W przypadku ważnych dokumentów, które są wielokrotnie używane w biurze, odpowiednie są oznaczone teczki do zawieszania, które są przechowywane w odpowiedniej szafie na dokumenty wiszące. Rozmiar, kolor i wygląd szafki można dobrać indywidualnie.
Ale rejestr kaset, składający się z plastikowych kaset w poziomym formacie DIN A4, nadaje się również do bezpośredniego i szybkiego dostępu do pojedynczych plików.
Jeśli masz w biurze lub w domu dokumenty, których potrzebujesz wielokrotnie lub które nadal wymagają przetworzenia, możesz po prostu umieścić je na tacy na listy. Unikaj jednak gromadzenia tam zbyt wielu dokumentów, w przeciwnym razie szybko pojawi się bałagan.
Pliki zawieszone mają tę zaletę, że dokumenty nie muszą być dziurkowane. Dokumenty są po prostu luźno umieszczane w folderze i można je również szybko usunąć.
Ognioodporna kaseta na dokumenty
Ognioodporne kasety na dokumenty są idealne do ochrony ważnych dokumentów, takich jak paszporty czy akty urodzenia, w przypadku pożaru lub zalania. Mogą wytrzymać wysokie temperatury do 60 minut i są wyjątkowo stabilne i wytrzymałe, dzięki czemu złodzieje nie mają szans. Wymiary większości kaset odpowiadają formatowi DIN A4 i dlatego mogą również przechowywać foldery DIN A4 lub całe rejestry. Posiadają również uchwyt, dzięki czemu można je łatwo transportować.
Cyfrowe przechowywanie dokumentów
Ilość dokumentów, które zbiera się w ciągu całego życia, jest często dość znaczna. Ale nierzadko brakuje miejsca na przechowywanie wszystkich dokumentów. Jednym z rozwiązań jest cyfrowe przechowywanie dokumentów.Istnieją różne programy do archiwizacji dokumentów. Wymaga to dokładnych badań, które oprogramowanie jest dla Ciebie odpowiednie. Jeśli chcesz głównie zapisywać wiadomości e-mail, może to stanowić problem w przypadku niektórych programów. Dobry program do archiwizacji nie tylko obsługuje zeskanowane dokumenty papierowe lub pliki PDF, ale powinien także automatycznie przypisywać wiadomości e-mail i ich załączniki do odpowiednich plików elektronicznych.
Jeśli wolisz samodzielnie zdigitalizować swoje dokumenty bez oprogramowania, będziesz potrzebować dobrego skanera i wystarczającej ilości miejsca w postaci zewnętrznego dysku twardego. O skanowaniu dokumentów można wiele powiedzieć: zapisując dokumenty w formie elektronicznej i kopii, można je chronić przed utratą lub zniszczeniem. Możesz także zaoszczędzić miejsce w biurze i potencjalnie pieniądze. I wreszcie, poprawiasz organizację swojego biura: archiwizacja elektroniczna zapewnia porządek i przejrzystość.
Dla bezpieczeństwa zaleca się utworzenie drugiego zewnętrznego dysku twardego, aby żadne dane nie zostały utracone. Dyski twarde z funkcją lustra są dość bezpiecznym rozwiązaniem do przechowywania ważnych danych. Zasada: w jednej obudowie znajdują się dwa dyski twarde. Dwa dyski twarde komunikują się ze sobą i odzwierciedlają swoją zawartość - dwukrotnie lepiej. Jeśli jedna z płytek jest uszkodzona, zawsze jest druga.
Jednak po 5 do 10 latach zaleca się zakup nowego dysku twardego, ponieważ cyfrowe nośniki danych również mają ograniczony okres trwałości. Jeśli dysk twardy tak zwanego systemu raid ma wady, warto kupić dwa nowe. Od czasu do czasu zmieniają się również interfejsy i połączenia między nośnikiem danych a komputerem - kolejny powód do przenoszenia danych na nowe dyski zewnętrzne.
Po zdigitalizowaniu dokumentów ważne jest oczywiście również utworzenie porządku na dysku twardym. Możesz po prostu utworzyć odpowiednią strukturę folderów o odpowiedniej nazwie. Masz również możliwość oznaczania poszczególnych plików. Jeśli chodzi o typ pliku, powinieneś używać wypróbowanych i przetestowanych formatów, takich jak JPEG.webp i PDF, które również zapewniają pewien stopień bezpieczeństwa w przyszłości. Lepiej unikać egzotycznych formatów plików.
Przynajmniej foldery zawierające poufne dokumenty powinny być zaszyfrowane. Zwykle wystarcza do tego standardowa funkcja szyfrowania systemu operacyjnego. Koniecznie zapisz hasło i zapisz je w miejscu, które będziesz mógł zapamiętać za 10 lat - jeśli je zapomnisz, prawie nie będzie możliwości uzyskania dostępu do zaszyfrowanych danych. Szyfrowanie jest szczególnie istotne, jeśli komputer ma dostęp do Internetu, ponieważ w obiegu znajduje się obecnie wiele trojanów, szczególnie w przypadku systemów Windows, które mogą szpiegować dane innych komputerów.
Digitalizacja dokumentów zajmuje trochę czasu, ale oszczędza dużo miejsca.
Przechowuj dokumenty online w chmurze
Magazyn online można również wykorzystać do archiwizacji danych. To łatwe i niedrogie, jeśli nie darmowe. Dostawców jest wielu: Dropbox, Amazon czy Google Drive to tylko niektóre z dużych usług. Ale ci, którzy polegają na wygodnych usługach w chmurze, również muszą mieć duże zaufanie: ostatecznie oddajesz swoje dane w ręce innych firm. Są tak bezpieczne, jak zapewnia je dany dostawca. Możesz także ponosić koszty bieżące i nie mieć kontroli nad przyszłością usługodawcy. Dlatego przechowywanie w chmurze nie jest pierwszym wyborem w przypadku danych wrażliwych.
Przechowuj dokumenty na zewnątrz
Berlińska firma Deba Bauarchiv GmbH oferuje usługi specjalnie dla właścicieli nieruchomości. Specjalizuje się w przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami, głównie właścicieli nieruchomości prywatnych. „Klienci przynoszą nam swoje pliki, indeksujemy je i przechowujemy u nas z zachowaniem specjalnych środków bezpieczeństwa” - wyjaśnia dyrektor zarządzający Ben Stoffregen. Jeśli klient potrzebuje dokumentu lub kopii, może poprosić o to Debę, która prześle go pocztą lub kurierem. Ponieważ dokumenty giną podczas przenoszenia. „Kosztowało to obecnego klienta dużo pieniędzy: aby dodać piętro do swojego domu, musiał wydać dziesiątki tysięcy euro na nową statystykę i inne analizy”.